Hoe kun je de Jaarurensystematiek voor bibliotheken invoeren?

De branche Openbare Bibliotheken voert de jaarurensystematiek in voor roosteren. In de CAO zijn hierover afspraken gemaakt. Hierbij zijn al enkele kaders gegeven voor de invoering. Nog niet alles is bekend, maar wat we wel weten delen we graag met je.

Waarom invoering van de jaarurensystematiek?

Met de jaarurensystematiek wordt het eenvoudiger om als werkgever en werknemer flexibiliteit af te spreken in roosters. Je stuurt als organisatie namelijk op een te werken aantal uren per jaar, in plaats van per week of per maand.

De invoering van de jaarurensystematiek geeft daardoor meer ruimte om de inzet van medewerkers mee te laten bewegen met de piek- en dalmomenten in het werk. Dit draagt bij aan het zo goed mogelijk kunnen inspelen op de behoefte van klanten en kan zo bijdragen aan de maatschappelijke-educatieve rol van de bibliotheek.

Ook voor de medewerker biedt de jaarurensystematiek kansen. Door de flexibiliteit komt er meer ruimte om werk en privé op elkaar af te stemmen. Denk aan mantelzorgers of medewerkers met een jong gezin die hier baat bij kunnen hebben.

Waar let je op bij de invoering?

Implementatie van een nieuwe systematiek betekent een hele verandering: roosters en registratie hiervan wijzigen. Hiermee veranderen mogelijk ook te werken dagen, uren en vrije dagen/uren voor individuele medewerkers. Meebewegen in deze verandering vraagt flexibiliteit.

De kunst is om iedereen op tijd mee te nemen in de verandering en in de nieuwe manier van omgaan met roosters en het plannen van werk. Het systeem verandert en dit vraagt om een verandering van de mindset: het rooster is niet leidend, maar het werk. Dit vraagt een gesprek tussen medewerker en leidinggevende en binnen teams om mogelijke onrust te voorkomen.

Het is belangrijk om een duidelijke visie te hebben op roosteren die past bij de organisatie en deze vervolgens helder te communiceren in de organisatie. Maak duidelijke afspraken met elkaar en leg deze vast.

• Wat is de reden om de jaarurensystematiek in te voeren en wat beoog je te bereiken?
• Wat betekent het concreet voor team- en individuele roosters?
• Maken mensen zich terecht zorgen over hun werkdagen, of verandert er in dat opzicht niet zoveel?

MATT Talent heeft zelf ervaring met de jaarurensystematiek in andere sectoren en contacten met (bibliotheek-)organisaties die er al langer mee werken. Deze ervaringen gaan we zoveel mogelijk delen met onze klanten.

Volgt er informatie binnen de branche?

De VOB is in gesprek met de vakbonden. De VOB heeft aangekondigd dat er een schriftelijke toelichting op de jaarurensystematiek voor zowel werkgevers als werknemers volgt naar aanleiding van dit gesprek. De exacte planning van de toelichting is nog niet bekend. Wel staat er een webinar van de VOB op de planning, namelijk op 4 juli 2022.

Hoe nu verder?

De geluiden die we opvangen bij diverse bibliotheken zijn tweeledig:

1. Organisaties die op korte termijn de jaarurensystematiek willen invoeren.
   Ze willen een verandering teweeg brengen in de organisatie. Voor deze groep lijkt het raadzaam om toch te wachten op de communicatie die binnen de branche voorbereid wordt. Om te voorkomen dat er informatie ontbreekt die nodig is bij de invoering.
2. Organisaties die hebben aangegeven op dit moment hun handen vol hebben aan andere grotere (HR-)trajecten, zoals invoering van FUWA OB/KE.
   Voor deze groep bestaat de mogelijkheid om met de personeelsvertegenwoordiging af te spreken dat de jaarurensystematiek op een later tijdstip wordt ingevoerd (de cao biedt hiervoor de ruimte). Hiermee kan je nu al aan de slag.

MATT Talent kiest ervoor de informatie van de VOB af te wachten. Wanneer we alle informatie hebben, kunnen we organisaties aansluitend goed adviseren en ondersteunen bij de invoering van de jaarurensystematiek. Vanuit onze werkwijze werken we dan samen met jullie aan de invoering vanuit het doel dat je als organisatie beoogt èn in samenspraak met (een vertegenwoordiging van) medewerkers.

Wil je al concreet stappen zetten?

• Stel een projectgroep samen van enkele medewerkers, een leidinggevende en eventueel een OR-lid.
• Maak met de projectgroep proefroosters volgens de principes van de jaarurensystematiek.
• Haal samen op wat de veranderingen zijn, waar voordelen zitten en waar vragen blijven.

Je kunt beginnen met het dromen en doel(en) bepalen. Ga er intern over in gesprek en raadpleeg een P&O Consultant van MATT Talent als sparringpartner. Of bel ons even als je meer wilt weten.